Aviso de prácticas de privacidad
Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica y cómo puede acceder a ella. Léalo atentamente.
I. Práctica Dental Cubierta por este Aviso
Este Aviso describe las prácticas de privacidad de Kids Care Dental & Orthodontics (“Clínica Dental”). “Nosotros” y “nuestro” se refieren a la “Clínica Dental”. “Usted” y “su” se refieren a nuestro “paciente”. Una normativa federal, conocida como la “Regla de Privacidad de HIPAA”, exige que le proporcionemos un aviso detallado por escrito sobre nuestras prácticas de privacidad. Sabemos que este Aviso es extenso. La Regla de Privacidad de HIPAA nos exige abordar muchos aspectos específicos en este Aviso.
II. Cómo contactarnos/Nuestro responsable de privacidad
Si tiene alguna pregunta o desea obtener más información sobre este Aviso, puede comunicarse con el responsable de privacidad de Kids Care Dental en:
Ángel Tobar, Director de Cumplimiento Normativo
3100 Zinfandel Drive, Suite 400
Rancho Cordova, CA 95670
(844) 616-5437
privacy@kidscaredental.com
III. Nuestro compromiso y nuestras obligaciones legales
La privacidad de su información de salud es importante para nosotros. Entendemos que su información de salud es personal y nos comprometemos a protegerla. Este Aviso describe cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida para brindar tratamiento, gestionar pagos u operaciones de atención médica, así como para otros fines permitidos o requeridos por ley. También describe sus derechos de acceso y control sobre su información de salud protegida. La información de salud protegida es información sobre usted, incluyendo información demográfica, que puede identificarlo y que se relaciona con su salud o condición física o mental pasada, presente o futura, y los servicios de atención médica relacionados.
Estamos obligados por ley a:
- Mantenga la privacidad de su información de salud protegida;
- Le proporcionamos este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a esa información; y
- Cumpla con los términos de nuestro Aviso que se encuentra actualmente en vigor.
IV. Fecha de última revisión
Este aviso fue revisado por última vez en junio de 2025.
V. Cómo podemos usar o divulgar su información de salud
Los siguientes ejemplos describen diferentes maneras en que podemos usar o divulgar su información de salud. Estos ejemplos no son exhaustivos. La ley nos permite usar y divulgar su información de salud para los siguientes fines:
A. Usos comunes y divulgaciones
1. Tratamiento. Podemos utilizar su información de salud para brindarle tratamiento o servicios dentales, como limpieza o examen dental, o para realizar procedimientos dentales. Podemos divulgar información de salud sobre usted a especialistas dentales, médicos u otros profesionales de la salud involucrados en su atención.
2. Pago. Podemos usar y divulgar su información de salud para obtener el pago de los planes de salud y las aseguradoras por la atención que le brindamos.
3. Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar información de salud sobre usted en relación con las operaciones de atención médica necesarias para el funcionamiento de nuestra práctica, incluyendo la revisión de nuestros tratamientos y servicios, la capacitación, la evaluación del desempeño de nuestro personal y profesionales de la salud, el control de calidad, las auditorías financieras o de facturación, los asuntos legales y la planificación y el desarrollo empresarial.
4. Formas de comunicación. Podemos utilizar postales, cartas, llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto para comunicarnos con usted en relación con la facturación y la información sobre sus citas. Esto incluye el envío de recordatorios de citas, notificaciones de pago, reclamaciones de seguros y otras comunicaciones administrativas.
5. Riesgo de las comunicaciones electrónicas: si bien tomamos las medidas adecuadas para proteger las transmisiones de su PHI, es importante comprender que las comunicaciones electrónicas
portadores de comunicaciones algún riesgo inherente. Existe la posibilidad de acceso no autorizado, interceptación o divulgación de información durante la transmisión. por favor sea
consciente de estos riesgos al elegir comunicarse a través de correos electrónicos o mensajes de texto. Hemos implementado varias medidas de seguridad para proteger su PHI durante la navegación electrónica.
comunicaciones y utilizamos plataformas & servicios para transmitir y almacenar PHI.
6. Alternativas de tratamiento y beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información de salud para informarle sobre opciones o alternativas de tratamiento, así como sobre beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
7. Divulgación a familiares y amigos. Podemos divulgar la información sobre la salud dental de su hijo a un familiar o amigo que esté involucrado en el cuidado o el pago de la atención de su hijo si usted no está presente y si creemos que es lo mejor para usted.
8. Divulgación a socios comerciales. Podemos divulgar su información de salud protegida a nuestros proveedores de servicios externos (denominados «socios comerciales») que realizan funciones en nuestro nombre o nos prestan servicios, si la información es necesaria para dichas funciones o servicios. Por ejemplo, podemos recurrir a un socio comercial para que nos ayude a mantener nuestro software de gestión de consultorios. Todos nuestros socios comerciales están obligados, mediante contrato con nosotros, a proteger la privacidad de su información y no pueden usar ni divulgar ninguna información de forma distinta a la estipulada en nuestro contrato.
B. Less Common Uses and Disclosures
1. Divulgaciones exigidas por ley. Podemos usar o divulgar información de salud del paciente en la medida en que la ley nos lo exija. Por ejemplo, estamos obligados a divulgar información de salud del paciente al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos para que pueda investigar quejas o determinar nuestro cumplimiento con la HIPAA.
2. Actividades de salud pública. Podemos divulgar información de salud del paciente para actividades y fines de salud pública, que incluyen: prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; informar nacimientos o muertes; informar abuso o negligencia infantil; informar reacciones adversas a medicamentos o alimentos; informar defectos de productos; permitir retiros de productos; y notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o que puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.
3. Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos divulgar información de salud a la autoridad gubernamental correspondiente sobre un paciente que creemos que es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.
4. Actividades de supervisión sanitaria. Podemos divulgar información sanitaria de los pacientes a una agencia de supervisión sanitaria para actividades necesarias para que el gobierno supervise adecuadamente el sistema de atención médica, ciertos programas de beneficios gubernamentales y el cumplimiento de ciertas leyes de derechos civiles.
5. Demandas y acciones legales. Podemos divulgar información de salud del paciente en respuesta a (i) una orden judicial o administrativa o (ii) una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal que no sea ordenado por un tribunal si se han hecho esfuerzos para notificar al paciente u obtener una orden que proteja la información solicitada.
6. Fines de aplicación de la ley. Podemos divulgar su información de salud a un funcionario de la ley con fines de aplicación de la ley, como para identificar o localizar a un sospechoso, un testigo clave o una persona desaparecida, o para alertar a las autoridades sobre un delito.
7. Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar su información de salud a un médico forense, examinador médico o director de funeraria para que puedan desempeñar sus funciones.
8. Donación de órganos, ojos y tejidos. Podemos usar o divulgar su información de salud a organizaciones de obtención de órganos u otras que obtienen, almacenan o trasplantan órganos, ojos o tejidos de cadáveres para donación y trasplante.
9. Fines de investigación. Podemos usar o divulgar su información con fines de investigación, previa aprobación de la exención de autorización del paciente por parte de un Comité de Revisión Institucional o un Comité de Privacidad.
10. Amenaza grave para la salud o la seguridad. Podemos usar o divulgar su información de salud si creemos que es necesario hacerlo para prevenir o disminuir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona.
11. Funciones gubernamentales especializadas. Podemos divulgar su información de salud a las fuerzas armadas (nacionales o extranjeras) sobre sus miembros o veteranos, para servicios de seguridad nacional y protección del Presidente u otros jefes de estado, al gobierno para revisiones de autorización de seguridad y a una cárcel o prisión sobre sus reclusos.
12. Indemnización por accidentes laborales. Podemos divulgar su información de salud para cumplir con las leyes de indemnización por accidentes laborales o programas similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
VI. Autorización por escrito para cualquier otro uso o divulgación de su información de salud.
Los usos y divulgaciones de la información de salud protegida de su hijo/a que impliquen la divulgación de notas de psicoterapia (si las hubiera), marketing, venta de dicha información u otros usos o divulgaciones no descritos en este Aviso se realizarán únicamente con su autorización por escrito, salvo que la ley lo permita o lo exija. Usted puede revocar esta autorización en cualquier momento, por escrito, excepto en la medida en que esta oficina haya actuado basándose en el uso o la divulgación indicados en la autorización. Si un uso o divulgación de la información de salud protegida descritos anteriormente en este Aviso está prohibido o limitado sustancialmente por otras leyes aplicables, nos comprometemos a cumplir con los requisitos de la ley más estricta.
VII. Sus derechos con respecto a su información de salud
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a cierta información de salud que tenemos sobre usted (información en un Conjunto de Registros Designados, según lo define la HIPAA). Para ejercer cualquiera de estos derechos, debe enviar una solicitud por escrito a nuestro Responsable de Privacidad, cuyo nombre figura en la primera página de este Aviso.
A. Derecho de acceso y revisión
Usted puede solicitar acceso y revisión de una copia de su información de salud. Podemos denegar su solicitud en determinadas circunstancias. Recibirá una notificación por escrito de la denegación y podrá apelarla. Le proporcionaremos una copia de su información de salud en el formato que solicite, si es posible generarla fácilmente. Si no es posible generarla fácilmente, se la proporcionaremos en formato impreso o en otro formato acordado mutuamente. Si su información de salud está incluida en un Expediente Médico Electrónico, usted tiene derecho a obtener una copia en formato electrónico y a indicarnos que la enviemos a la persona o entidad que usted designe en formato electrónico. Podemos cobrarle una tarifa razonable para cubrir los costos de proporcionarle copias de su información de salud.
B. Derecho a rectificar
Si considera que su información de salud es incorrecta o incompleta, puede solicitar que la rectifiquemos. En determinadas circunstancias, podríamos denegar su solicitud. Recibirá una notificación por escrito de la denegación y podrá presentar una declaración de desacuerdo que se adjuntará a la información de salud que usted considere incorrecta o incompleta.
C. Derecho a restringir el uso y la divulgación
Usted puede solicitar que restrinjamos el uso de su información de salud para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones de atención médica, o para compartirla con un familiar o amigo involucrado en el cuidado de su hijo o en el pago de dicho cuidado. No estamos obligados a aceptar las restricciones solicitadas, con una excepción: si usted paga de su propio bolsillo el costo total de un servicio que su hijo recibió de nosotros y solicita que no presentemos la reclamación a su aseguradora o plan de salud para su reembolso, debemos respetar su solicitud.
D. Derecho a comunicaciones confidenciales, medios y lugares alternativos
Puede solicitar recibir comunicaciones de información de salud por medios alternativos o en un lugar alternativo. Atenderemos su solicitud si es razonable y usted indica que la comunicación por los medios habituales podría ponerlo en peligro. Al enviar una solicitud por escrito al Responsable de Privacidad que figura en la primera página de este Aviso, deberá proporcionar un método de contacto o una dirección alternativos e indicar cómo se gestionará el pago de los servicios.
E. Derecho a un informe de divulgaciones
Tiene derecho a recibir un informe de las divulgaciones de su información de salud durante los seis (6) años anteriores a la fecha de la solicitud, con excepción de las divulgaciones necesarias para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica (y otras excepciones contempladas en la HIPAA). El primer informe que le proporcionemos en un período de 12 meses será gratuito. Podríamos cobrarle una tarifa razonable para cubrir el costo de cada solicitud posterior de informe dentro del mismo período de 12 meses. Le notificaremos con anticipación sobre esta tarifa y usted podrá modificar o cancelar su solicitud en ese momento.
F. Derecho a una copia impresa de este Aviso
Tiene derecho a una copia impresa de este Aviso. Puede solicitarnos una copia impresa en cualquier momento (incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente). Para obtener una copia impresa, póngase en contacto con el Responsable de Privacidad.
G. Derecho a recibir notificación de una violación de seguridad
Estamos obligados por ley a notificarle si se ha producido una violación de la privacidad o la seguridad de su información de salud. La notificación se realizará por correo certificado dentro de los sesenta (60) días posteriores al incidente. Se considera que existe una violación cuando, según la HIPAA, se ha producido un uso o divulgación no autorizados que comprometen la privacidad o la seguridad de su información de salud.
La notificación de la violación contendrá la siguiente información: (1) una breve descripción de lo sucedido, incluyendo la fecha de la violación y la fecha del descubrimiento de la misma; (2) los pasos que debe tomar para protegerse de los posibles daños resultantes de la violación; y (3) una breve descripción de lo que estamos haciendo para investigar la violación, mitigar las pérdidas y protegernos contra futuras violaciones.
VIII. Protecciones especiales para el VIH, el alcoholismo y el abuso de sustancias, la salud mental y la información genética
Algunas leyes federales y estatales pueden exigir protecciones especiales de privacidad que restringen el uso y la divulgación de cierta información de salud, incluyendo información relacionada con el VIH, el alcoholismo y el abuso de sustancias, la salud mental y la información genética. Por ejemplo, un plan de salud no puede usar ni divulgar información genética para fines de suscripción de pólizas. Es posible que algunas partes de este Aviso de Prácticas de Privacidad de HIPAA no se apliquen a este tipo de información. Si su tratamiento involucra esta información, puede comunicarse con nuestra oficina para obtener más información sobre estas protecciones.
IX. Nuestro derecho a modificar nuestras prácticas de privacidad y este Aviso
Nos reservamos el derecho de modificar los términos de este Aviso en cualquier momento. Cualquier modificación se aplicará a la información de salud que tengamos sobre usted o que creemos o recibiremos en el futuro. Revisaremos este Aviso de inmediato cuando haya un cambio sustancial en los usos o divulgaciones, los derechos de las personas, nuestras obligaciones legales u otras prácticas de privacidad descritas en este Aviso. Publicaremos el Aviso revisado en nuestro sitio web (si corresponde) y en nuestra oficina, y le proporcionaremos una copia si lo solicita. La fecha de entrada en vigor de este Aviso es [fecha].s 20 de junio de 2025.
X. Cómo presentar quejas sobre privacidad
Si tiene alguna queja sobre sus derechos de privacidad o sobre cómo se ha utilizado o divulgado su información de salud, puede presentar una queja ante nosotros comunicándose con nuestro Responsable de Privacidad, cuyo nombre figura en la primera página de este Aviso.
También puede presentar una queja por escrito ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No tomaremos represalias de ningún tipo si decide presentar una queja.
XI. Política de cookies
Nuestro sitio web utiliza un servicio de terceros para vincular las cookies de su navegador con su dirección postal. Posteriormente, utilizamos otra empresa para enviarle ofertas especiales por correo postal en nuestro nombre. Nuestra empresa nunca recibe ni almacena esta información, y nuestros proveedores externos no la proporcionan ni la venden a ninguna otra empresa o servicio.
Para dejar de recibir nuestro correo directo, puede enviarnos un correo electrónico a fieldmarketing@kidscaredental.com o llamarnos al (916) 830-1666. Atenderemos su solicitud, pero tenga en cuenta que la recepción de estos correos puede demorar hasta 7 días hábiles.
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